24 March 2013

KOMUNIKASI - Seni Maklum Balas Konstruktif






SENI MAKLUM BALAS KONSTRUKTIF

Oleh Faudzil Harun





SENI MAKLUM BALAS KONSTRUKTIF

Maklum balas prestasi boleh di sampaikan menerusi dua cara : 
secara konstruktif atau pujian dan kritikan.

Maklum balas konstruktif adalah maklumat yang spesifik, memberi tumpuan
kepada isu sebenar dan berdasarkan pemerhatian. 

Ia disampaikan dalam dua versi.

Versi #1 Maklum Balas Positif
Memberi maklumat berkaitan usaha dan perlaksanaan tugas yang baik.

Versi #2 Maklum Balas Negatif
Memberi maklumat berkaitan usaha yang perlu dipertingkatkan. Maklum balas
negatif bukan bermaksud prestasi yang buruk, tetapi bermaksud penghasilan
tugas yang boleh menjadi lebih baik. Ia tidak bermaksud pemikiran yang
negatif.

Jangan terperangkap dengan memberi pujian dan kritikan terhadap prestasi.

Beri tumpuan kepada 4 faktor berikut : 

1.   Kandungan
       Apa yang akan anda katakan dalam memberi maklum balas konstruktif.
     ● Rancang perkataan yang mahu digunakan untuk memberi gambaran 
        yang jelas dan spesifik.
     ● Mulakan perbualan dengan perkataan “saya” seperti “saya telah 
        perhatikan, saya telah melihat, saya telah diberitahu, saya menerima 
        maklumat dsb.”

2.   Cara
       Bagaimana anda menyampaikan mesej adalah penting untuk menghidari
        penerimaan mesej yang tidak jelas atau tidak dipersetujui.
     ● Sampaikan mesej secara terus tanpa terselindung.
     ● Berikan maklumat yang spesifik berkaitan tugasan, arahan, masa dan 
        hasil.
     ● Sampaikan bersama hati dan perasaan jujur.
     ● Pamerkan ekspresi wajah yang betul.
     ● Sampaikan mesej secara bersemuka.
     ● Catitkan pemerhatian anda semasa proses komunikasi, dan bukan 
        tafsiran.

3.   Masa
       Memberi maklum balas konstruktif pada masa yang paling cepat adalah
        penting.
     ● Kelewatan hanya akan memberi kesan kepada nilai maklum balas.

4.   Kekerapan
       Berikan maklum balas konstruktif secara tetap sebagai tindakan positif 
        kepada situasi sebenar.
     ● Maklum balas konstruktif boleh manjadi agen dorongan kepada orang.