8 PERATURAN EMAS MESYUARAT
Oleh Faudzil Harun
Selalunya masa yang terlalu lama, pembaziran masa, suasana tegang, aliran yang tidak teratur, komunikasi satu hala, pengerusi yang mengamalkan sikap “hanya saya yang betul” atau “saya bercakap, yang lain dengar” menjadikan mesyuarat suatu sesi atau aktiviti tidak popular. Namun, pengendalian mesyuarat secara efektif boleh menjadi penggunaan masa yang cemerlang.
8 peraturan emas mesyuarat berikut boleh membantu menjadikan mesyuarat satu sesi yang digemari dan disenangi :
Peraturan 1
Kendalikan Mesyuarat Seperti Mesyuarat Hebat Yang Pernah Anda Lalui
● Ini merupakan peraturan paling asas untuk anda mula membuat perubahan.
Semua peraturan lain akan mengalir dari sini.
Peraturan 2
Susun Agenda Mesyuarat Mengikut Aliran Yang Betul
● Tentukan keutamaan, siapa yang perlu hadir dan tiada pembaziran ahli
berlaku.
● Aliran mesyuarat yang teratur akan menjimatkan
banyak masa.
Peraturan 3
Edarkan Agenda Mesyuarat Awal
Peraturan 3
Edarkan Agenda Mesyuarat Awal
● Pengedaran agenda mesyuarat seawal mungkin akan memberikan tempoh
yang munasabah untuk ahli membuat
persediaan menghadiri mesyuarat.
● Pastikan semua ahli mesyuarat
mempunyai akses kepada setiap informasi
yang diperlukan.
● Jadikan persediaan menghadiri
mesyuarat sebagai satu tanggungjawab.
Peraturan 4
Mengikut Jadual
Peraturan 4
Mengikut Jadual
● Mulakan dan akhiri mesyuarat tepat pada waktunya.
● Jangan benarkan kelewatan
menghadiri mesyuarat sebagai satu tabiat.
● Jadikan ketidakhadiran mesyuarat tanpa
kebenaran sebagai suatu
salahlaku kecuaian tugas.
Peraturan 5
Kekal Kepada Agenda
Peraturan 5
Kekal Kepada Agenda
● Jangan bincangkan isu yang tiada dalam agenda.
● Kawal aliran mesyuarat mengikut aliran
dan kekalkan kepada agenda.
● Jika mesyuarat tersasar, kembalikan
kepada agenda.
Peraturan 6
Jelaskan Rumusan Mesyuarat
Peraturan 6
Jelaskan Rumusan Mesyuarat
● Segala keputusan atau persetujuan dalam mesyuarat perlu dirumuskan
secara jelas dan spesifik.
● Umumkan apa, siapa dan bila
perlu laksanakan.
Peraturan 7
Jangan Anjur Mesyuarat Pada Waktu Yang Tidak Disenangi
Jangan Anjur Mesyuarat Pada Waktu Yang Tidak Disenangi
● Mesyuarat adalah tugas rasmi dan ia perlu diadakan dalam masa bekerja.
● Menganjurkan mesyuarat diluar waktu
kerja atau pada masa puncak akan
menjadikan ia tidak disenangi dan akan memberi impak negatif kepada
menjadikan ia tidak disenangi dan akan memberi impak negatif kepada
moral ahli.
Peraturan 8
Jangan Anjurkan Mesyuarat Yang Tidak Perlu
● Buat penilaian mengenai keperluan dan kekerapan mesyuarat dari masa
kesemasa.
● Selalunya beberapa perbincangan
ringkas boleh menjadi lebih efektif dari
satu mesyuarat yang panjang.
Selamat Berusaha dan Selamat Maju Jaya