KEMAHIRAN MEWAKILKAN TUGAS
Oleh Faudzil Harun
Kepentingan Mewakilkan Tugas
Penyelia secara amnya dilantik dan diberikan tugas penyeliaan kerana ‘hands-on” mereka secara teknikal. Namun, penyelia selalunya menjadi sibuk dengan aktiviti produksi, mesyuarat, perbincangan, latihan, menyediakan lapuran harian, kerja-kerja teknikal dan juga pentadbiran.
Terdapat segelintir penyelia yang cemerlang secara “hands-on” tetapi tidak mempunyai kemahiran “hands-off”. Penyelia seperti ini lebih gemar melakukan banyak tugas dengan sendirinya samada kerana tidak mempercayai orang lain atau kurang yakin untuk mewakilkan tugas kepada orang lain.
Mewakilkan tugas sebenarnya adalah satu kemahiran penting yang diperlukan seorang penyelia.
Kenapa Wakilkan Tugas?
1. Memberi penyelia lebih banyak masa untuk melakukan lebih banyak
tugasan penting.
2. Dapat membangunkan kemahiran lebih ramai orang.
3. Menjadikan kesan pembelajaran lebih pantas.
4. Memberi peluang untuk orang lain mempelajari perkara baru.
5. Menggalakkan komunikasi diantara penyelia dan pekerja.
6. Menyelesaikan masalah “tidak boleh cuti” dan “tidak boleh menghadiri
2. Dapat membangunkan kemahiran lebih ramai orang.
3. Menjadikan kesan pembelajaran lebih pantas.
4. Memberi peluang untuk orang lain mempelajari perkara baru.
5. Menggalakkan komunikasi diantara penyelia dan pekerja.
6. Menyelesaikan masalah “tidak boleh cuti” dan “tidak boleh menghadiri
latihan” dalam pasukan.
7. Meningkatkan kualiti setiap ahli pasukan.
8. Memberi dorongan kepada pasukan.
9. Membuktikan kemahiran penyelia dalam pembangunan pasukan.
7. Meningkatkan kualiti setiap ahli pasukan.
8. Memberi dorongan kepada pasukan.
9. Membuktikan kemahiran penyelia dalam pembangunan pasukan.
5 Langkah Mewakilkan Tugas dan Penyeliaan
Lima langkah berikut dapat membantu mencapai
matlamat mewakilkan tugas
dan meningkatkan keberkesanan penyeliaan :
Langkah # 1 Tentukan Hasil Yang Di
Harapankan
Huraian harapan yang jelas dan spesifik akan membantu dalam pemilihan
orang
yang betul untuk melaksanakan tugas yang akan diwakilkan dengan
berkesan.
Langkah # 2 Pilih Orang Berdasarkan Keupayaan
Penyelesaian tugas adalah penentu kepada proses
mewakilkan tugas yang
efektif. Jangan pilih orang yang tidak pernah laksanakan
tugas yang mahu
diwakilkan.
Langkah # 3 Berikan Penerangan
Berikan penjelasan berkaitan hasil yang diharapkan, tempuh atau jadual tugas
dan kaedah yang dipilih. Ia haruslah bersamaan dengan kemahiran yang anda
miliki.
Luangkan masa untuk memberi penerangan dan tunjuk ajar merupakan cara
yang
terbaik untuk memastikan tugas akan dilaksanakan mengikut harapan
dan jadual
yang anda tentukan
Langkah # 4 Tentukan Jadual Lapuran
Tentukan jadual untuk melapurkan perkembangan
perlaksanaa tugas dan
masalah yang dihadapi. Menentukan fasa perlaksanaan juga
boleh membantu.
Langkah # 5 Semak Apa Yang Di Harapkan
Tentukan jadual untuk anda buat semakan secara
tetap untuk menghalang
sebarang kemungkinan.
Perlaksanaan mewakilkan tugas yang efektif memberi impak yang positif
kerana ia
menambah baik kemahiran kedua-dua pihak.
7 Kesilapan Umum Dalam Mewakilkan Tugas
Ramai penyelia tahu bahawa mereka harus
mewakilkan tugas, namun ramaiyang tidak merasa yakin atau selesa untuk
melakukannya dan ramai juga yangmelakukannya dengan cara yang tidak betul
seperti berikut :
1. Anda Paling Sesuai
Mewakilkan tanpa kepercayaan kerana beranggapan anda boleh
melaksanakan tugas dengan lebih baik atau orang lain akan mengambil
masa yang lebih panjang untuk melaksanakan tugas itu.
2. Mewakilkan Kepada Orang Yang Salah
Memilih mewakilkan kepada orang
yang disukai bukan pilihan terbaik
kerana anda perlu mewakilkan kepada orang
yang mempunyai kebolehan
untuk melaksanakan tugas atau memiliki
kemahuan mempelajari perkara
baru.
3. Mewakilkan Tanpa Harapan
Tidak menjelaskan harapan hasil tugas yang diwakilkan dengan jelas.
4. Mewakilkan Tanpa Pengawasan
Beranggapan penjelasan berkaitan harapan hasil kerja tidak memadai.
Pengawasan secara tetap perlu dilakukan untuk memastikan proses kerja
berada dilandasan yang betul dan masalah dapat diatasi seawal yang
mungkin.
5. Mewakilkan Terlalu Sedikit
Mewakilkan terlalu sedikit hanya untuk meringankan beban tugas tanpa
niat untuk membimbing atau membangunkan orang akan merugikan
kedua-dua pihak.
6. Mewakilkan Terlalu Banyak
Menyerahkan segalanya kepada orang lain dengan niat melepaskan
bebanan selalunya akan menghasikan lebih banyak masalah.
7. Mewakilkan Tugas Yang Tidak Digemari
Orang akan beranggapan anda menghumban sampah kepada mereka.
3. Mewakilkan Tanpa Harapan
Tidak menjelaskan harapan hasil tugas yang diwakilkan dengan jelas.
4. Mewakilkan Tanpa Pengawasan
Beranggapan penjelasan berkaitan harapan hasil kerja tidak memadai.
Pengawasan secara tetap perlu dilakukan untuk memastikan proses kerja
berada dilandasan yang betul dan masalah dapat diatasi seawal yang
mungkin.
5. Mewakilkan Terlalu Sedikit
Mewakilkan terlalu sedikit hanya untuk meringankan beban tugas tanpa
niat untuk membimbing atau membangunkan orang akan merugikan
kedua-dua pihak.
6. Mewakilkan Terlalu Banyak
Menyerahkan segalanya kepada orang lain dengan niat melepaskan
bebanan selalunya akan menghasikan lebih banyak masalah.
7. Mewakilkan Tugas Yang Tidak Digemari
Orang akan beranggapan anda menghumban sampah kepada mereka.