KOMUNIKASI - Dasar Komunikasi Berkesan

DASAR KOMUNIKASI BERKESAN

Oleh Faudzil Harun

Kemahiran berkomunikasi adalah sama pentingnya dengan kemahiran lain yang diperlukan oleh seorang penyelia untuk menjalankan tugasnya secara

efektif. 

Komunikasi merupakan aliran maklumat secara dua hala dan ia merupakan aset terpenting dalam suatu pasukan. Malah manusia yang kurang upaya (pekak dan bisu) berkomunikasi secara efektif menggunakan bahasa isyarat. 

Bukankah ini bukti jelas bahawa berkomunikasi

adalah media terpenting dalam kehidupan?

Seni Mendengar

Mendengar adalah tahap tertinggi peradaban.

Mendengar adalah keupayaan menerima mesej yang tepat dalam proses komunikasi dan merupakan kunci kepada komunikasi berkesan.

Kelemahan mendengar akan mengakibatkan pendengar terlepas maklumat penting dan menjadikan penghantar mesej merasa kecewa.

Mendengar – “Hearing” merujuk kepada bunyi yang didengari manakala

“Listening” merujuk kepada memberi tumpuan kepada mesej dan cara mesej

itu disampaikan, penggunaan bahasa, lontaran nada suara, ekspresi wajah

dan gerakan badan.

Kemahiran mendengar boleh meningkatkan kepuasan kepada penghantar

mesej.

Kemahiran mendengar juga akan mengurangkan kesilapan kefahaman dan

tafsiran yang akan meningkatkan produktiviti.

Panduan Mendengar Secara Efektif

1.  Berhenti Bercakap

      ● Berhenti bercakap bila orang lain bercakap dan dengar kepada apa yang 

        dicakapkan.

2.  Bersedia untuk Mendengar

      ● Rehatkan diri dan beri tumpuan kepada orang yang sedang bercakap. 

     ● Cuba hindari dari berfikir mengenai perkara lain.

     ● Jika anda mahu membuat catitan, ringkaskan catitan.

3.  Bantu Keselesaan Penghantar Mesej

      ● Penggunaan bahasa gerakan badan dan ekspresi muka yang positif, 

        boleh membantu rasa selesa dan keyakinan penghantar mesej.

4.  Hindari Gangguan

     ● Berikan tumpuan kepada mesej yang disampaikan dan cara mesej itu
        disampaikan.
     ● Jangan lakukan pergerakan yang boleh menjadi gangguan kepada proses
        komunikasi (memutar pen, melihat kearah lain dsb.)

5.  Menyelami Perasaan
      ● Berusaha untuk memahami perassan penghantar mesej.
     ● Lebarkan tahap toleransi untuk menerima kepercayaan dan pandangan 

        yang berbeza.
     ● Jika anda tidak bersetuju dengan pendapat penghantar mesej, jangan 

        respon, simpan dalam hati kerana semua orang bebas melihat dunia 

        dengan cara mereka.

6.  Bersabar

      ● Ada kalanya penghantar mesej berhenti bercakap seketika untuk cuba

        mengingati sesuatu, berfikir atau mententeramkan diri. Bersabar dan 

        tunggu sambungan mengikut pilihan penghantar mesej.

7.  Hindari Buruk Sangka
     ● Semua orang mempunyai cara mereka tersendiri.
     ● Latih minda anda untuk bersikap berkecuali dan tidak mudah terangsang
        dengan gaya, tabiat, perkataan, dan cara penyampaian.
     ● Kekalkan tumpuan kepada mesej yang dihantar.

8.  Mendengar Kepada Nada Suara
     ● Nada dan kelantangan suara selalunya memberi gambaran kepada mesej
       yang dihantar. Kawal ransangan anda dan tumpukan kepada mesej.

9.  Mendengar Idea
     ● Semasa mendengar, cuba dapatkan idea yang terkandung dalam mesej 

        yang dihantar.
     ● Cuba kaitakan maklumat dengan idea.

10. Perhatikan Komunikasi Bukan Lisan

       ● Gerakan mata, ekspresi wajah dan pergerakan fizikal juga 

        menyampaikan mesej.
     ● Latih diri untuk mendengar dengan telinga dan mata.
     ● Perhatikan penghantar mesej dan cuba fahami mesej bukan lisan yang 

        di pamerkan.

Seni Komunikasi Berkesan

Komunikasi adalah suatu kemahiran yang boleh dipelajari, namun komunikasi

hanya akan berkesan apabila proses komunikasi itu dilalui secara mudah dan

memberi kesan yang ketara.

Berkomunikasi melibatkan mendengar, menghantar dan menerima isyarat.

Kepincangan komunikasi boleh menyumbang kepada penghasilan impak

negatif.

Berikut adalah panduan kepada seni berkomunikasi secara berkesan :

1.  Berikan Tumpuan     

      ● Hentikan segala yang sedang dilakukan, pandang tepat kedalam mata. 

     ● Jangan lakukan perkara yang boleh mengganggu perhatian (memegang

        rantai kunci, mengetuk meja dsb).

2.  Hantar Mesej Secara Lisan dan Isyarat

     ● Gunakan nada suara yang berbeza, ekspresi wajah dan pergerakan

        badan untuk menghantar mesej perasaan anda.

3.  Jangan Menggangu Penyampaian Orang

      ● Biarkan orang menghantar mesej dan bertanya hanya apabila orang

        telah berhenti menghantar mesej.

4.  Semak Kefahaman Sendiri

      ● Bertanya soalan untuk menyemak kefahaman sendiri agar tidak tersasar

        dari mesej yang disampaikan orang.

5.  Huraikan Mesej

      ● Buat huraian mesej secara jujur.

6.  Semak Kefahaman Orang

      ● Bertanya soalan atau dapatkan maklum balas untuk memastikan mesej

        yang dihantar difahami.

Halangan Berkomunikasi

# 1 Tidak Mendengar

Satu halangan umum kepada komunikasi adalah ketiadaan kemahiran mendengar. Ini berlaku kerana beberapa faktor seperti :

● Tidak berminat atau tidak terlibat dengan topic komunikasi.
● Terdapat gangguan di persekitaran.
● Percangahan pendapat.
● Mental yang tidak selesa.

# 2 Membuat Andaian

Kerap kali andaian berakhir dengan kejadian, hasil atau keputusan yang berbeza.

Membuat andaian boleh memberi kesan kecewa jika apa yang berlaku atau terhasil tidak sama dengan apa yang dirancangkan atau diharapkan. Namun membuat andaian ada kalanya dilakukan untuk mempercepatkan suatu proses atau tugas.

# 3 Bahasa Gerakan Badan (Body Language)

Isyarat bukan lisan berpotensi menyekat komunikasi. Bahasa gerakan badan yang negatif (lambaian tangan, mengangkat tangan, mengangkat bahu, berpeluk tubuh, menggelengkan kepala dsb.) boleh menghalang komunikasi berkesan kerana selalunya ia memberi mesej negatif. Tafsiran kepada bahasa gerakan badan adalah pelbagai dan jika penerima seorang yang sensitif, ia boleh merosakkan hubungan kemanusiaan yang juga akan menghalang kemahuan memberi respon kepada komunikasi.

# 4 Soalan Tidak Efektif

Kerap kali orang bertanya soalan yang tidak jelas atau kurang spesifik.
Tujuan bertanya soalan adalah untuk semakan dan pengesahkan kefahanan.  

Bertanya soalan yang betul akan menghasilkan jawapan yang betul.

Soalan yang spesifik meliputi :

Apa?
● apa secara spesifik (apa yang berlaku?, apa yang boleh? dsb.)
● apa seterusnya?, apa lagi? ……

Dimana?
● dimana secara spesifik (depan?, belakang?, kanan?, kiri? dsb.)
● dimana lagi?, dimana anda? …....

Bila?
● bila secara spesifik (hari?, waktu? semasa bertugas?, siang? malam? dsb.)
● bila bermula / berakhir?, bila mendapat tahu?, bila boleh tahu? ……

Mengapa?
● mengapa secara spesifik (mengapa berlaku?, mengapa berlaku lagi? dsb.)
● mengapa tidak? mengapa itu dan ini ….. mencari penyebab / punca asas.

Bagaimana?
● bagaima secara spesifik (bagaimana terjadi?, bagaimana tahu? dsb.)
● bagaimana untuk …?, jika …? dsb.

Berapa?
● berapa secara spesifik (berapa ramai?, berapa kali, berapa harga? dsb.)

Siapa?
● siapa lihat?, siapa terlibat?, siapa tahu?, siapa bayar?, siapa lagi? dsb.

# 5 Limpahan Maklumat

Kerap kali limpahan maklumat menjadi halangan komunikasi yang berkesan. Ada kalanya maklumat yang sama atau hampir sama di hantar berulang kali (dari penghantar yang sama atau berlainan). Limpahan maklumat selalunya akan membuat penerima tidak menghiraukannya.

# 6 Gangguan Emosi

Emosi memainkan peranan penting menentukan perasaan menerima dan respon kepada maklumat. Faktor luar (kematian, kesedihan, kerisauan dsb.) selalunya membuat hilang tumpuan berlaku. Dalam keadaan minda yang tidak stabil, penerima boleh membuat salah tafsiran kenyataan sebagai negatif.

# 7 Mesej Mengandungi Konflik

Komunikasi ada kalanya mengandungi konflik yang akan menjadi halangan kepada proses komunikasi. Ia selalunya berlaku apabila bahasa gerakan badan tidak selari dengan mesej lisan yang di hantar. Keadaan begini akan membuat penerima mesej menjadi bercelaru yang akan menjejaskan penerimaan mesej sebenar.

# 8 Halangan Fizikal

Halangan seperti ini merupakan halangan umum yang menghalang proses komunikasi. Segala jenis gangguan fizikal akan menjadi halangan kepada komunikasi (telefon, radio, suhu, kebisingan dsb.)

# 9 Persepsi

Halangan yang berlaku secara konsisten dalam proses komunikasi adalah persepsi.  Masalah utama persepsi adalah semua orang melihat dunia dengan cara yang berlainan. Satu cara untuk mengelak masalah ini adalah dengan cara menjadi peka dan menghormati pandangan dan pendapat orang lain. Sikap keterbukaan menerima kelainan pandangan dan pendapat akan menjadikan anda seorang yang fleksibel. Ada kalanya kita belajar sesuatu yang positif dari persepsi berlainan.

# 10 Budaya

Berhadapan dengan budaya berbeza aka kalanya menjadi sukar. Kerap kali budaya menentukan perlaksanaan suatu perkara dengan kaedah yang berbeza. Semua budaya mempunyai kepercayaan dan adat resam yang berbeza dan kerap kali menjadi tembok pemisah kepada proses komunikasi.

# 11 Bahasa

Perbezaan bahasa pertuturan boleh menjadi halangan kepada komunikasi. Apa yang diucapkan boleh disalah tafsir yang akhirnya menjadi halangan kepada komunikasi.

# 12 Stres

Selalunya stres memberi kesan kepada perubahan sikap, hilang tumpuan dan ketegangan dalam proses komunikasi. Mempelajari dan memahami pengurusan stres boleh membantu menangganinya secara berkesan.