P SUMBER MANUSIA - Surat Tunjuk Sebab

Oleh Faudzil Harun 

Apa itu Surat Tunjuk Sebab?

1.  Surat tunjuk sebab bukanlah suatu kemestian atau mandatori.

2.  Setelah siasatan mendapati terdapat bukti nyata yang munasabah keatas salahlaku pekerja,
     majikan perlu membuat keputusan sama ada mahu membuat tuduhan ke atas pekerja yang 
     terlibat dan menjalankan sesi tanya-siasat dalaman (domestic inquiry).  

3.  Sebaliknya jika kesalahan itu tidak serius, majikan bolehlah memberi surat tunjuk sebab 

     kepada pekerja yang terbabit.

4.  Dalam sebuah organisasi kecil, adalah tidak menjadi kesalahan majikan sendiri membuat 

     siasatan. Majikan kemudiannya harus memberi peluang kepada pekerja memberikan 

     penjelasan menerusi surat tunjuk sebab.

5.  Surat tunjuk sebab hendaklah menerangkan tuduhan dan kesalahan secara jelas dan
     spesifik. Tarikh dan masa insiden mesti dinyatakan.

6.  Pekerja yang di tuduh harus di berikan tempoh yang munasabah untuk memberi 

     penjelasan. Jika pekerja membuat permohona lanjutan tempoh menjawab surat tunjuk 

     sebab, adalah munasabah majikan memberi kebenaran.



Kesan Tiada Tindakan Terhadap Surat Tunjuk Sebab

Terdapat banyak kes di mana majikan atau wakilnya tidak mengambil sebarang tindakan susulan selepas surat tunjuk sebab di keluarkan. Kerap kali juga pekerja tidak respon kepada surat tunjuk sebab dan majikan tidak menghiraukannya. Majikan yang tidak bertindak ke atas surat tunjuk sebab akan di anggap telah membuat keputusan tidak melihat kesalahan yang di lakukan itu sebagai perkara yang serius dan perlu di ambil tindakan.

Kesalahan Umum Surat Tunjuk Sebab

1.  Surat tunjuk sebab di keluarkan tanpa merujuk kepada hasil siasatan pegawai penyiasat.

2.  Tidak menjelaskan aduan yang di buat secara jelas dan spesifik.

3.  Tidak menjelaskan jenis atau kategori salahlaku.

4.  Tidak menjelaskan tarikh, masa dan lokasi insiden.

5.  Tidak menjelaskan tempoh untuk menjawab.

6.  Tidak menjelaskan jika pekerja gagal respon, maka pekerja akan di anggap tiada 
     penjelasan dan bersetuju kepada aduan atau tuduhan.


Contoh Surat Tunjuk Sebab

Keengganan Melaksanakan Kerja Lebih Masa
Kami di maklumkan oleh Penyelia anda En. Tan Ang Pow bahawa pada 14/03/2013 anda, 
En. Degil bin Batu telah enggan melaksanakan kerja lebih masa dari jam 05:00 ptg hingga 07:00ptg seperti yang di arahkan oleh majikan menerusi penyelia En. Tan Ang Pow tanpa alasan yang munasabah.

Keenganan melaksanakan kerja lebih masa adalah salahlaku menurut Artikel 22 di dalam Perjanjian Bersama (Collective Agreement) dan juga tersenarai sebagai salahlaku dalam Klausa 12.3 (a) Peraturan Syarikat bertarikh 20/06/2010.

Sila berikan penjelasan bertulis kepada majikan, kenapa majikan tidak harus mengambil tindakan disiplin terhadap anda kerana keengganan melaksanakan kerja lebih masa.

Surat penjelasan anda mestilah sampai kepada Pengurus Sumber Manusia tidak lewat dari jam 04:00ptg, 31/03/2013.

Kegagalan anda memberi penjelasan bertulis akan di anggap sebagai bersetuju kepada aduan serta tuduhan yang di buat kepada anda.