KEPIMPINAN - 8 Peraturan Emas Mesyuarat (8 Golden Rules of Meeting)

8 PERATURAN EMAS MESYUARAT

Oleh Faudzil Harun

Selalunya masa yang terlalu lama, pembaziran masa, suasana tegang, aliran yang tidak teratur, komunikasi satu hala, pengerusi yang mengamalkan sikap “hanya saya yang betul” atau “saya bercakap, yang lain dengar” menjadikan mesyuarat suatu sesi atau aktiviti tidak popular. Namun, pengendalian mesyuarat secara efektif boleh menjadi penggunaan masa yang cemerlang. 

8 peraturan emas mesyuarat berikut boleh membantu menjadikan mesyuarat satu sesi yang digemari dan disenangi :     
         

Peraturan 1
Kendalikan Mesyuarat Seperti Mesyuarat Hebat Yang Pernah Anda Lalui

●  Ini merupakan peraturan paling asas untuk anda mula membuat perubahan.
    Semua peraturan lain akan mengalir dari sini.


Peraturan 2

Susun Agenda Mesyuarat Mengikut Aliran Yang Betul
●  Tentukan keutamaan, siapa yang perlu hadir dan tiada pembaziran ahli 

    berlaku.

●  Aliran mesyuarat yang teratur akan menjimatkan banyak masa.


Peraturan 3
Edarkan Agenda Mesyuarat Awal

●  Pengedaran agenda mesyuarat seawal mungkin akan memberikan tempoh 

    yang munasabah untuk ahli membuat persediaan menghadiri mesyuarat. 

●  Pastikan semua ahli mesyuarat mempunyai akses kepada setiap informasi 

    yang diperlukan. 

●  Jadikan persediaan menghadiri mesyuarat sebagai satu tanggungjawab.


Peraturan 4
Mengikut Jadual

●  Mulakan dan akhiri mesyuarat tepat pada waktunya.

●  Jangan benarkan kelewatan menghadiri mesyuarat sebagai satu tabiat.

●  Jadikan ketidakhadiran mesyuarat tanpa kebenaran sebagai suatu 

    salahlaku kecuaian tugas.


Peraturan 5
Kekal Kepada Agenda

●  Jangan bincangkan isu yang tiada dalam agenda.

●  Kawal aliran mesyuarat mengikut aliran dan kekalkan kepada agenda.

●  Jika mesyuarat tersasar, kembalikan kepada agenda. 


Peraturan 6
Jelaskan Rumusan Mesyuarat

●  Segala keputusan atau persetujuan dalam mesyuarat perlu dirumuskan 

    secara jelas dan spesifik.

●  Umumkan apa, siapa dan bila perlu laksanakan.

Peraturan 7
Jangan Anjur Mesyuarat Pada Waktu Yang Tidak Disenangi

●  Mesyuarat adalah tugas rasmi dan ia perlu diadakan dalam masa bekerja.

●  Menganjurkan mesyuarat diluar waktu kerja atau pada masa puncak akan
    menjadikan ia tidak disenangi dan akan memberi impak negatif kepada 

    moral ahli.

Peraturan 8
Jangan Anjurkan Mesyuarat Yang Tidak Perlu

●  Buat penilaian mengenai keperluan dan kekerapan mesyuarat dari masa 

    kesemasa.

●  Selalunya beberapa perbincangan ringkas boleh menjadi lebih efektif dari 

    satu mesyuarat yang panjang.

Selamat Berusaha dan Selamat Maju Jaya