KEPIMPINAN - Kemahiran Mewakilkan Tugas

KEMAHIRAN MEWAKILKAN TUGAS

Oleh Faudzil Harun

Kepentingan Mewakilkan Tugas

     
Penyelia secara amnya dilantik dan diberikan tugas penyeliaan kerana ‘hands-on” mereka secara teknikal. Namun, penyelia selalunya menjadi sibuk dengan aktiviti produksi, mesyuarat, perbincangan, latihan, menyediakan lapuran harian, kerja-kerja teknikal dan juga pentadbiran.

Terdapat segelintir penyelia yang cemerlang secara “hands-on” tetapi tidak mempunyai kemahiran “hands-off”. Penyelia seperti ini lebih gemar melakukan banyak tugas dengan sendirinya samada kerana tidak mempercayai orang lain atau kurang yakin untuk mewakilkan tugas kepada orang lain.

Mewakilkan tugas sebenarnya adalah satu kemahiran penting yang diperlukan seorang penyelia.


Kenapa Wakilkan Tugas?

1.  Memberi penyelia lebih banyak masa untuk melakukan lebih banyak 

     tugasan penting.

2.  Dapat membangunkan kemahiran lebih ramai orang.

3.  Menjadikan kesan pembelajaran lebih pantas.

4.  Memberi peluang untuk orang lain mempelajari perkara baru.

5.  Menggalakkan komunikasi diantara penyelia dan pekerja.

6.  Menyelesaikan masalah “tidak boleh cuti” dan “tidak boleh menghadiri 

     latihan” dalam pasukan.

7.  Meningkatkan kualiti setiap ahli pasukan.

8.  Memberi dorongan kepada pasukan.

9.  Membuktikan kemahiran penyelia dalam pembangunan pasukan.


 

5 Langkah Mewakilkan Tugas dan Penyeliaan

Lima langkah berikut dapat membantu mencapai matlamat mewakilkan tugas

dan meningkatkan keberkesanan penyeliaan :

Langkah # 1 Tentukan Hasil Yang Di Harapankan

Huraian harapan yang jelas dan spesifik akan membantu dalam pemilihan

orang yang betul untuk melaksanakan tugas yang akan diwakilkan dengan

berkesan.

Langkah # 2 Pilih Orang Berdasarkan Keupayaan

Penyelesaian tugas adalah penentu kepada proses mewakilkan tugas yang

efektif. Jangan pilih orang yang tidak pernah laksanakan tugas yang mahu

diwakilkan.

Langkah # 3 Berikan Penerangan

Berikan penjelasan berkaitan hasil yang diharapkan, tempuh atau jadual tugas

dan kaedah yang dipilih. Ia haruslah bersamaan dengan kemahiran yang anda

miliki.

Luangkan masa untuk memberi penerangan dan tunjuk ajar merupakan cara

yang terbaik untuk memastikan tugas akan dilaksanakan mengikut harapan

dan jadual yang anda tentukan

Langkah # 4 Tentukan Jadual Lapuran

Tentukan jadual untuk melapurkan perkembangan perlaksanaa tugas dan

masalah yang dihadapi. Menentukan fasa perlaksanaan juga boleh membantu.

Langkah # 5 Semak Apa Yang Di Harapkan

Tentukan jadual untuk anda buat semakan secara tetap untuk menghalang

sebarang kemungkinan.

Perlaksanaan mewakilkan tugas yang efektif memberi impak yang positif

kerana ia menambah baik kemahiran kedua-dua pihak.

7 Kesilapan Umum Dalam Mewakilkan Tugas

Ramai penyelia tahu bahawa mereka harus mewakilkan tugas, namun ramaiyang tidak merasa yakin atau selesa untuk melakukannya dan ramai juga yangmelakukannya dengan cara yang tidak betul seperti berikut :

1.   Anda Paling Sesuai
      Mewakilkan tanpa kepercayaan kerana beranggapan anda boleh
      melaksanakan tugas dengan lebih baik atau orang lain akan mengambil
      masa yang lebih panjang untuk melaksanakan tugas itu. 

2.   Mewakilkan Kepada Orang Yang Salah

       Memilih mewakilkan kepada orang yang disukai bukan pilihan terbaik

      kerana anda perlu mewakilkan kepada orang yang mempunyai kebolehan 

      untuk melaksanakan tugas atau memiliki kemahuan mempelajari perkara 

      baru.


3.   Mewakilkan Tanpa Harapan
      Tidak menjelaskan harapan hasil tugas yang diwakilkan dengan jelas.


4.   Mewakilkan Tanpa Pengawasan
      Beranggapan penjelasan berkaitan harapan hasil kerja tidak memadai.
      Pengawasan secara tetap perlu dilakukan untuk memastikan proses kerja 
      berada dilandasan yang betul dan masalah dapat diatasi seawal yang 
      mungkin.


5.   Mewakilkan Terlalu Sedikit
       Mewakilkan  terlalu sedikit hanya untuk meringankan beban tugas tanpa 
      niat untuk membimbing atau membangunkan orang akan merugikan 
      kedua-dua pihak.


6.   Mewakilkan Terlalu Banyak
      Menyerahkan segalanya kepada orang lain dengan niat melepaskan 
      bebanan selalunya akan menghasikan lebih banyak masalah.


7.  Mewakilkan Tugas Yang Tidak Digemari
     Orang akan beranggapan anda menghumban sampah kepada mereka.